Casi todo lo que le escribes a un huésped sale de cuatro momentos que se repiten en cada reserva, y esos son los que se pueden dejar como mensajes automáticos de Airbnb. Aquí va la cuenta de lo que te llevan a mano y cómo los llevamos en los pisos de mi familia; lo que se puede montar en tus pisos está en pisos turísticos.
Los mismos cuatro textos en cada reserva
Si miras tus conversaciones, casi todas siguen el mismo hilo: la confirmación cuando entra la reserva, el recordatorio de lo que hace falta saber unos días antes, cómo entrar el día de la llegada y, al salir, las gracias y la hora de dejar el piso.
Son cuatro momentos: confirmación, antes de llegar, llegada y salida. El texto de cada uno cambia poco de un huésped a otro, y por eso son los que mejor se dejan escritos y programados.
Cuánto te cuestan escritos a mano
Pongamos una cuenta de ejemplo, de nadie: 30 entradas al mes durante 11 meses y 45 en agosto, que son 375 entradas al año. Si cada entrada te lleva 20 minutos de mensajes, sale esto. Son números de ejemplo: pon el tuyo.
| Qué se cuenta | Cuenta de ejemplo | Resultado |
|---|---|---|
| Entradas al año | 30 × 11 + 45 | 375 |
| Tiempo en mensajes al año | 375 × 20 minutos | 7.500 minutos, 125 horas |
| Agosto, por semana | 45 × 20 ÷ 60 = 15 horas, entre 4,3 semanas | unas 3,5 horas a la semana |
El 4,3 sale de repartir las 52 semanas del año entre 12 meses.
Lo que ya hace Airbnb
Airbnb lo llama respuestas rápidas. Desde el ordenador están en Mensajes, Configuración y Administrar respuestas rápidas: escribes el texto una vez, con huecos que se rellenan solos en cada reserva, como la fecha de llegada o la información del anuncio, y le dices cuándo sale, por ejemplo después de reservar o un par de días antes de llegar.
Una respuesta rápida no se programa sola: hay que decirle cuándo sale, una por una. Y antes de que salga la puedes saltar, adelantar o cambiar para esa reserva sin tocar la plantilla. Si un hueco está vacío en el anuncio, en el mensaje sale como no disponible, así que merece la pena rellenar el anuncio antes de programar nada.
Lo que no se manda solo
Una duda que no es de plantilla pide una persona: si se puede dejar el equipaje antes, qué pasa con un electrodoméstico que no va. Tampoco se programa un cambio de hora de llegada, porque lo que contestas depende de cuándo se limpia el piso y de quién entra antes.
Y lo que llega por Booking o por WhatsApp va aparte: cada canal tiene su conversación y no se rellena con lo de Airbnb.
Así lo llevamos en casa
En el panel de los pisos de la familia queda escrito el mensaje de llegada de cada entrada próxima, con el saludo, «Os esperamos el [día] en [casa]», el enlace de la guía cuando lo hay y un «Cualquier cosa, escribidnos». Se copia de un toque y lo pegamos en la conversación.
No se manda solo: lo revisa una persona antes de pegarlo, y así, si el huésped avisó de que llega tarde, el texto se ajusta antes de salir.
Saca tu cifra
Los 20 minutos de arriba son de ejemplo; con los tuyos sale tu cifra. Si no te sabes el número, pon el que crees y corrígelo la próxima vez que lo vivas. Hay más cuentas parecidas en cuántas horas al año son tus entradas.
Si quieres sacar la cuenta con tus números, la calculadora la hace en la misma página.