Cada plataforma de reservas tiene su calendario y ninguna sabe lo que pasa en la otra. En los pisos de mi familia hoy leemos el de Airbnb; el flujo está hecho para leer el de cada plataforma. Esta es la manera en que lo llevamos.
De dónde salen las fechas
Las plataformas ofrecen, para cada piso, un enlace de calendario en formato iCal. Es un fichero de texto que lista las fechas ocupadas. Para esto usamos las fechas y poco más.
Cada tres horas, a una hoja
Un flujo lee esos enlaces cada tres horas y pasa cada reserva a una hoja de cálculo, con una fila por reserva. Con las reservas de todos los pisos en el mismo sitio, el calendario deja de estar repartido entre varias aplicaciones.
Cuándo dos reservas se pisan
Si dos reservas del mismo piso se pisan en fechas, la fila sale marcada. La regla tiene un matiz: que un huésped salga un día y otro entre ese mismo día es lo normal en un piso turístico, y no se marca. Solo se marca cuando una entrada cae antes de que se haya ido el anterior.
La parte difícil: las cancelaciones
Una reserva cancelada no viene marcada de ninguna manera. Simplemente deja de salir en el calendario. Para detectarla hay que comparar lo que había guardado con lo que acaba de leer, y si una reserva ya no está, se marca como cancelada. La fila no se borra: queda en la hoja con su estado, porque el histórico es información.
Aquí hay un riesgo. Si el flujo no consigue leer un calendario, no puede distinguir entre «esta reserva se ha cancelado» y «no he podido mirar». Marcar como canceladas reservas que siguen en pie sería peor que no marcar nada: alguien prepararía un piso para un huésped que no viene, o dejaría de preparar uno que sí.
Si un enlace falla
Por eso, una reserva solo se marca como cancelada si el enlace de ese piso se leyó bien en esa misma pasada. Y hay otro detalle: a veces, cuando se revoca un enlace, la plataforma no devuelve un error sino una página de error con apariencia de normalidad. El flujo comprueba que lo que recibe es de verdad un calendario antes de creerse nada.
Si algún enlace falla, el aviso llega en un solo correo con todos los fallos, no en uno por cada enlace.
Lo que se queda fuera
Esto resuelve una parte: saber qué reservas hay y cuándo se pisan. Los mensajes con el huésped, la limpieza o las llaves son otras tareas, cada una con sus minutos. Si quieres saber cuántas horas al año te llevan en tus pisos, la calculadora saca la cuenta con tus números.